Przewodnik dla gospodarzy

1. Co daje Ci Biverio

• Darmową, publiczną stronę Twojego miejsca (własny adres URL, zdjęcia, opis, cennik, kalendarz dostępności).
• Bezpośrednie zapytania o rezerwację od gości — bez prowizji od rezerwacji.
• Wbudowane narzędzia do zarządzania rezerwacjami, płatnościami i komunikacją z gośćmi — wszystko w jednym miejscu.
• 30-dniowy darmowy okres próbny na każde nowe miejsce, zanim zacznie obowiązywać opłata subskrypcyjna.

2. Zakładanie konta i pierwszego miejsca

Są dwie drogi — wybierz tę, która jest dla Ciebie szybsza:

A. Zacznij od dodania swojego miejsca (najszybsza droga)

1. Na stronie głównej kliknij Dodaj swoje miejsce.
2. Uzupełnij podstawowe informacje o swoim miejscu (patrz sekcja 3) — konto nie jest jeszcze potrzebne.
3. Na końcu kreatora zostaniesz poproszony o imię, e-mail i hasło, aby utworzyć konto gospodarza.
4. Sprawdź skrzynkę e-mail i kliknij link aktywacyjny, aby aktywować konto.
5. Zaloguj się — Twoje miejsce czeka na dokończenie i publikację.

B. Najpierw załóż konto, potem dodaj miejsce

1. Kliknij Załóż konto i podaj imię, e-mail oraz hasło (wraz ze zgodą na przetwarzanie danych).
2. Potwierdź konto klikając link w e-mailu.
3. Na swoim panelu kliknij Dodaj miejsce, aby uruchomić kreator.

3. Budowanie oferty

Edytor miejsca to 3-etapowy kreator. W dowolnym momencie możesz przełączać się między krokami z górnego menu i na bieżąco widzieć podgląd na żywo swojej publicznej strony po prawej stronie.

Krok 1 — Informacje podstawowe

• Nazwa miejsca — wybierz coś zapadającego w pamięć; stanie się też częścią adresu URL Twojej strony.
• Zdjęcia — obrazy JPG/PNG/GIF/HEIC lub wideo MP4 (maks. 20 MB). Dodaj dowolną liczbę, przeciągnij, aby zmienić kolejność.
• Lokalizacja — kraj, region, miasto i adres, aby goście mogli Cię znaleźć.
• Maksymalna liczba gości — pojemność, na jaką będą rezerwować goście.
• Cennik — dodaj jeden lub więcej zakresów dat, każdy z:
  • standardową ceną za noc,
  • opcjonalną ceną weekendową (obowiązuje piątek–sobota; zostaw 0, aby użyć ceny standardowej),
  • minimalnym pobytem (w nocach).
  Możesz dodać wiele zakresów, aby pokryć cały sezon — baner ostrzegawczy poinformuje Cię, jeśli jakieś daty nie mają ustawionej ceny, z przyciskiem Dodaj pozwalającym uzupełnić lukę jednym kliknięciem. Tutaj ustawiasz też walutę oferty (PLN lub USD) — ceny są zawsze pokazywane gościom w tej walucie; kursy wymiany są używane wyłącznie wewnętrznie do sortowania/filtrowania w wyszukiwarce, nigdy do przeliczania tego, co widzi gość.
• Opłaty dodatkowe (opłata za sprzątanie, opłata serwisowa) — doliczane automatycznie do każdej rezerwacji.
• Informacje o płatności — poinformuj gości, jak mają Ci zapłacić po potwierdzeniu rezerwacji:
  • numer konta bankowego (IBAN lub lokalny, dowolny kraj) oraz SWIFT/BIC dla przelewów zagranicznych,
  • imię i nazwisko właściciela konta,
  • numer telefonu do BLIK (tylko Polska),
  • dowolne pole tekstowe na inne metody płatności (PayPal, gotówka, kryptowaluty itp.),
  • Wymagany zadatek (%) — jeśli goście muszą wpłacić procent z góry, ustaw to tutaj; kwota będzie automatycznie wyliczana w wiadomościach do gości. Obok pojawi się pole Termin wpłaty zadatku (w dniach, domyślnie 3) — tyle czasu gość ma na wpłatę po otrzymaniu wstępnego potwierdzenia (sekcja 8).
  Zostaw puste pole, aby ukryć je przed gośćmi — wypełnij tylko to, co faktycznie akceptujesz.
• Dane kontaktowe — Twój e-mail/telefon widoczny dla gości (domyślnie z Twojego konta).

Krok 2 — Opis i udogodnienia

• Opis — napisz, co wyróżnia Twoje miejsce. Kliknij ikonę różdżki, aby wygenerować pierwszą wersję za pomocą AI, a następnie dopracuj ją. Krótkie jednozdaniowe podsumowanie jest też generowane automatycznie w tle przy każdym zapisie, do użytku w wynikach wyszukiwania.
• Powierzchnia — całkowita powierzchnia w m² lub ft² (opcjonalnie; goście mogą przełączać jednostki na publicznej stronie).
• Tagi — krótkie etykiety opisujące typ Twojego miejsca.
• Udogodnienia — zaznacz każde udogodnienie, które oferujesz (Wi-Fi, TV, klimatyzacja, sprzęt kuchenny, basen, sauna, parking itd.) — goście filtrują wyniki wyszukiwania właśnie po nich, a na publicznej stronie są pogrupowane w kategorie „W pokoju", „Wellness i relaks" oraz „Na zewnątrz i okolica".
• Języki obsługi — wybierz, w jakich językach możesz obsłużyć gości.
• Zasady i regulaminy:
  • godziny zameldowania / wymeldowania,
  • zasady domowe (jedna zasada na linię),
  • udogodnienia bezpieczeństwa (czujnik dymu, gaśnica/apteczka, monitoring zewnętrzny, zamek elektroniczny),
  • treść polityki anulowania + opcjonalny link do pełnych warunków,
  • Regulaminy — prześlij dokumenty PDF lub DOCX (maks. 5 MB każdy, do 5 plików), np. regulamin obiektu.
• Media społecznościowe — podlinkuj profile społecznościowe swojego miejsca.

Krok 3 — Wygląd strony

Kolory, czcionki, logo i obraz tła Twojej publicznej strony.

4. Publikacja miejsca

Gdy Twoja oferta wygląda dobrze, użyj przełącznika Publikuj / Wycofaj publikację na dole edytora, aby stała się widoczna w wyszukiwarce i możliwa do zarezerwowania przez gości. W każdej chwili możesz wycofać publikację, aby tymczasowo ją ukryć (np. poza sezonem), bez utraty danych.

Usunięcie miejsca jest możliwe tylko, gdy jest ono niepublikowane — jeśli chcesz trwale usunąć ofertę, najpierw wycofaj jej publikację.

5. Okres próbny i subskrypcja

• Każde nowe miejsce otrzymuje 30-dniowy darmowy okres próbny — w pełni widoczne i możliwe do zarezerwowania, bez podawania karty.
• Po okresie próbnym utrzymanie widoczności miejsca dla gości wymaga aktywnej subskrypcji, naliczanej za miejsce: 50 PLN/miesiąc (dostępne rozliczenie miesięczne lub roczne).
• Twój panel pokazuje baner z odliczaniem okresu próbnego (z przypomnieniami e-mail na 3 i 1 dzień przed jego końcem) lub Twój aktywny plan wraz z linkiem Anuluj subskrypcję oraz linkiem do portalu rozliczeniowego, gdzie zaktualizujesz metodę płatności.
• Jeśli płatność subskrypcji się nie powiedzie lub okres próbny skończy się bez subskrypcji, dane miejsce jest automatycznie ukrywane przed gośćmi — Twoje dane nie są tracone i pojawi się ono ponownie, gdy tylko wykupisz subskrypcję.

6. Zarządzanie rezerwacjami

Otwórz Zarządzaj rezerwacjami dla danego miejsca (z nagłówka edytora miejsca lub ze swojego panelu), aby przejść do menedżera rezerwacji. Twój panel dzieli też rezerwacje na dwie grupy: rezerwacje gości w Twoich miejscach (to omawia ta sekcja) oraz Twoje własne rezerwacje jako gościa gdzie indziej na Biverio. Menedżer rezerwacji zawiera:

• Widok kalendarza — zobacz zarezerwowane daty na pierwszy rzut oka, wraz z ceną na każdy dzień i legendą walut. Kalendarz blokują wyłącznie w pełni potwierdzone rezerwacje — rezerwacja wstępna (oczekująca na zadatek) jeszcze go nie blokuje, dzięki czemu niezapłacone zapytanie nigdy fałszywie nie wyklucza innych gości.
• Listy Oczekujące / Potwierdzone / Przeszłe — każda z możliwością wyszukiwania po imieniu gościa, e-mailu lub numerze rezerwacji. Puste listy są automatycznie ukrywane, dzięki czemu strona pozostaje przejrzysta. Rezerwacje wstępne (oczekujące na zadatek) widnieją na liście Potwierdzone z własną etykietą „Wstępna" — skoro już je zaakceptowałeś, czekasz jedynie na zadatek.
• Gość, który jeszcze nie aktywował konta, ma przy swoim imieniu na liście Oczekujące etykietę Nieaktywowane wraz z ikoną koperty — kliknij ją, aby wysłać mu nowy e-mail aktywacyjny (np. gdy pierwszy link wygasł lub nie dotarł).
• Potwierdź / Wstępne potwierdzenie / Odrzuć — zdecyduj o oczekujących zapytaniach; gość jest powiadamiany automatycznie. Jeśli dane miejsce nie wymaga zadatku, zobaczysz zwykły przycisk Potwierdź. Jeśli wymagasz zadatku, przycisk zmienia się w Wstępne potwierdzenie — patrz sekcja 8 po szczegóły. Przycisk Odrzuć jest dostępny dla oczekujących zapytań oraz dla rezerwacji wstępnych (oczekujących na zadatek) — czyli wszystkiego, co nie jest jeszcze w pełni potwierdzone.
• Zadatek zapłacony — gdy zapytanie zostało wstępnie potwierdzone, przy rezerwacji pojawia się ten dedykowany przycisk (na liście Potwierdzone i w szczegółach rezerwacji). Kliknij go, gdy zadatek faktycznie wpłynie na Twoje konto — patrz sekcja 8.
• Dodaj rezerwację — ręcznie utwórz rezerwację (np. dla rezerwacji telefonicznej/offline) bezpośrednio z kalendarza.
• Anuluj — anuluj w pełni potwierdzoną rezerwację. Gość zostaje powiadomiony dedykowanym e-mailem o anulowaniu, a Ty możesz opcjonalnie podać powód, który zostanie w nim zawarty. Tej operacji nie można cofnąć. Rezerwacje oczekujące i wstępne obsługuje zamiast tego przycisk Odrzuć — nie są jeszcze w pełni ustalone, więc ich odmowa to odrzucenie, a nie anulowanie.
• Wiadomości — otwórz szczegóły rezerwacji, aby wymieniać wiadomości bezpośrednio z gościem (aktualizacja niemal na żywo).
• Subskrybuj kalendarz — jednokierunkowy link eksportu iCal, który możesz dodać do Google/Apple/Outlook, aby widzieć wszystkie swoje rezerwacje razem z innymi wydarzeniami (każda rezerwacja ma też własne pobranie „Dodaj do kalendarza" .ics).
• Wszystkie rezerwacje — pełna, przeszukiwalna lista każdej rezerwacji dla danego miejsca.

Osobno, zanim gość w ogóle zarezerwuje, może skontaktować się z Tobą przez przycisk Skontaktuj się z gospodarzem na Twojej publicznej stronie — takie wiadomości trafiają bezpośrednio na Twój e-mail (adres kontaktowy z sekcji Płatności/Kontakt lub e-mail Twojego konta), a nie do skrzynki w aplikacji.

7. Informowanie gości: status operacyjny

Każda potwierdzona rezerwacja ma status operacyjny, który Ty kontrolujesz — to Twój wewnętrzny zapis tego, na jakim etapie są sprawy (zadatek, płatność, zameldowanie itd.):

Nowe → Informacje o zadatku → Faktura zadatkowa wystawiona → Zadatek zapłacony → Zadatek zwrócony → Informacje o płatności → Faktura końcowa wystawiona → Pełna płatność otrzymana → Płatność zwrócona → Zameldowanie → Pobyt zakończony

Zmiana statusu niczego automatycznie nie wysyła — to tylko Twoja wewnętrzna ewidencja. Aby faktycznie powiadomić gościa:

1. Wybierz nowy status z listy rozwijanej.
2. Kliknij przycisk koperty obok niego.
3. Wyskakujące okno pokaże dokładny podgląd wiadomości e-mail, którą otrzyma gość (temat, treść, a dla statusów „Informacje o zadatku" / „Informacje o płatności" — Twoje dane do płatności, wymaganą kwotę oraz, jeśli ustawiłeś procent zadatku, dokładną kwotę zadatku lub pozostałe saldo do zapłaty).
4. Kliknij Wyślij, aby faktycznie ją dostarczyć, lub Anuluj, aby się wycofać.

Dzięki temu masz pełną kontrolę: zmieniaj statusy dowolnie, śledząc postępy, i wysyłaj e-mail dopiero, gdy jesteś gotowy.

Dwa wyjątki, oba jako dedykowane przyciski zamiast listy rozwijanej + koperty: przycisk Wstępne potwierdzenie (sekcja 6) od razu ustawia status na Informacje o zadatku i wysyła e-mail w jednym kroku; przycisk Zadatek zapłacony (sekcja 6) ustawia status na Zadatek zapłacony, w pełni potwierdza rezerwację — co blokuje kalendarz — i automatycznie informuje gościa, że zadatek wpłynął, również w jednym kroku.

Jeśli termin wpłaty zadatku minie bez odnotowanej płatności, przy rezerwacji pojawi się czerwona etykieta Zadatek przeterminowany (na liście „Potwierdzone" i w szczegółach rezerwacji). Biverio nie odrzuca rezerwacji automatycznie — to Ty decydujesz, klikając Odrzuć, jeśli faktycznie gość nie zapłacił.

8. Jak wyglądają płatności między Tobą a gościem

Biverio nigdy nie przetwarza, nie przechowuje ani nie pobiera prowizji od płatności za rezerwacje. Zadatki i płatności końcowe są ustalane i rozliczane bezpośrednio między Tobą a gościem, poza platformą, za pomocą metody, którą skonfigurujesz w sekcji Informacje o płatności swojego miejsca (przelew bankowy, BLIK lub cokolwiek innego). Jedyną płatnością, którą Biverio kiedykolwiek przetwarza, jest Twoja własna opłata subskrypcyjna (sekcja 5) — to zupełnie osobna opłata, niezwiązana z tym, co gość płaci Tobie za pobyt.

Zadaniem Biverio jest ułatwienie tej wymiany poza platformą — poprzez konfigurację opłat/zadatku w edytorze miejsca oraz system statusu operacyjnego i e-maili (sekcja 7). Oto jak krok po kroku przebiega przepływ pieniędzy w typowej rezerwacji:

1. Gość zgłasza rezerwację. Jeśli miejsce nie wymaga zadatku, klikasz zwykłe Potwierdź (lub Odrzuć) i sprawa jest załatwiona (sekcja 6).
2. Jeśli wymagasz zadatku, zamiast tego klikasz Wstępne potwierdzenie. To jeszcze nie blokuje kalendarza — rezerwacja przechodzi w odrębny status wstępny na czas oczekiwania na zadatek, dzięki czemu niezapłacone jeszcze zapytanie nigdy fałszywie nie wyklucza innych gości. Gość jednym kliknięciem otrzymuje e-mail z Twoimi danymi do płatności (bank/BLIK/inne), dokładną kwotą zadatku wyliczoną automatycznie z procentu i całkowitej kwoty rezerwacji, oraz terminem wpłaty (liczba dni ustawiona przy zadatku w edytorze miejsca — sekcja 3).
3. Gość przelewa zadatek bezpośrednio na Twoje konto. Biverio nie bierze udziału w tym kroku i nie ma możliwości zobaczyć ani potwierdzić, że przelew nastąpił.
4. Gdy zobaczysz środki na swoim koncie, kliknij dedykowany przycisk Zadatek zapłacony przy rezerwacji (sekcja 6). To on faktycznie przenosi rezerwację w tryb w pełni potwierdzonej — blokując kalendarz na te daty — i automatycznie wysyła gościowi e-mail informujący, że zadatek wpłynął. Nie jest już potrzebny osobny krok z listą rozwijaną.
5. Jeśli gość faktycznie wpłacił inną kwotę niż wyliczony zadatek, popraw ją bezpośrednio w polu Pierwsza wpłata (zadatek) w szczegółach rezerwacji i kliknij Zaktualizuj — pozostała kwota do zapłaty przeliczy się automatycznie, także w kolejnych przypomnieniach e-mail/SMS wysyłanych do gościa.
6. Jeśli termin wpłaty minie bez zaksięgowanej płatności, zobaczysz etykietę Zadatek przeterminowany — Biverio nie odrzuca rezerwacji samo; jeśli gość faktycznie nie zapłacił, odrzuć ją ręcznie przyciskiem Odrzuć (sekcja 6).
7. Kiedy Ci pasuje (np. bliżej terminu pobytu), ustaw status na Informacje o płatności i wyślij go. Gość otrzyma e-mail z pozostałą kwotą do zapłaty — całość pomniejszona o ewentualnie wpłacony zadatek — oraz sposobem jej wpłaty.
8. Gdy faktycznie otrzymasz pełną kwotę, oznacz ją jako Pełna płatność otrzymana.
9. Statusów Zameldowanie i Pobyt zakończony użyj później, wyłącznie po to, by Twoja historia rezerwacji była uporządkowana — one też nie przesuwają żadnych pieniędzy.

Ponieważ Biverio nigdy nie dotyka środków, możesz swobodnie akceptować to, co Ci odpowiada — gotówkę przy zameldowaniu, PayPal, kryptowaluty — po prostu wypisz to w polu „Inne metody płatności" w sekcji Informacje o płatności. Jedna zasada: oznaczaj status jako opłacony dopiero, gdy osobiście potwierdzisz, że pieniądze faktycznie do Ciebie dotarły — goście traktują Twoje aktualizacje statusu i e-maile jako swój zapis transakcji.

9. Narzędzia dodatkowe

Zakładka Narzędzia w panelu każdego miejsca zawiera generatory dokumentów oraz pulpit statystyk — każdy z podglądem na żywo i eksportem do PDF/QR tam, gdzie ma to zastosowanie.

• Przewodnik dla gości — publiczna strona z WiFi, parkingiem, godzinami zameldowania, kominkiem, śmieciami i danymi kontaktowymi, dostępna pod krótkim linkiem lub QR kodem do wydrukowania. Zawiera też formularz meldunkowy, dzięki któremu goście mogą samodzielnie przesłać Ci swoje dane przed przyjazdem (imię i nazwisko, adres, dokument tożsamości, obywatelstwo, data i miejsce urodzenia, liczba gości oraz informacja o zwierzęciu) — dane trafiają od razu na Twój e-mail, a gość dostaje własne potwierdzenie wysyłki; Biverio nigdy ich nie przechowuje.
• Generator regulaminu — tworzy pełny, gotowy do druku regulamin obiektu (rezerwacje, zadatek, odwołania, zameldowanie, zasady, RODO). Włącz opcję Możliwe samodzielne zameldowanie, jeśli goście mogą zameldować się bez Twojej obecności — dokument automatycznie poinformuje ich, że instrukcję otrzymają przed przyjazdem.
• Generator ulotki, generator zasad sauny i generator zasad balii — analogiczne, gotowe do druku dokumenty dla pozostałych udogodnień.
• Statystyki — pulpit analityczny miejsca: przychód, obłożenie, odsłony strony, liczba unikalnych odwiedzających, wskaźnik konwersji rezerwacji, średnia długość pobytu oraz podział odwiedzających według kraju — wszystko z podziałem na miesiąc/rok i eksportem do CSV.

Jak faktycznie komunikować się z gościem przed przyjazdem: włączenie opcji samodzielnego zameldowania w regulaminie oraz formularz meldunkowy w przewodniku dla gości tylko informują gościa, że dostanie instrukcję przed przyjazdem — same jej nie wysyłają. Wysyłkę robisz sam, w dwóch etapach, z panelu Zarządzanie rezerwacjami → Sugerowane działania (te same przyciski i wspólna historia wysyłek są też dostępne na stronie szczegółów każdej rezerwacji):

1. Przypomnienie o płatności — pojawia się dla potwierdzonych rezerwacji, dla których nie oznaczyłeś jeszcze pełnej płatności jako otrzymanej (do 14 dni przed przyjazdem). Przypomina gościowi termin pobytu, prosi o wypełnienie formularza meldunkowego i powtarza dane do przelewu pozostałej kwoty. W pełni gotowa wiadomość — wystarczy przejrzeć podgląd (e-mail i/lub SMS) i potwierdzić wysyłkę.
2. Instrukcje dostępu — pojawia się dopiero po oznaczeniu pełnej płatności jako otrzymanej (zmień status operacyjny rezerwacji na "Pełna płatność otrzymana", sekcja 7), dla rezerwacji z zameldowaniem w ciągu najbliższych 3 dni. Tu wpisujesz właściwy kod dostępu (do skrzynki na klucze, zamka szyfrowego itp.) w polu notatki, widzisz podgląd i potwierdzasz wysyłkę. Wysyłka jest celowo zablokowana, dopóki płatność nie zostanie oznaczona jako otrzymana — kod nigdy nie trafi do gościa przed opłaceniem pobytu. To pole jest wspólne dla całego obiektu, nie dla pojedynczej rezerwacji — zmień je raz (tutaj, na stronie dowolnej rezerwacji, albo jako "domyślną wiadomość przed przyjazdem" w narzędziu Przewodnik dla gości, pole prywatne nigdy niewidoczne na publicznej stronie), a nowa treść pojawi się od razu u wszystkich pozostałych gości tego obiektu — nie trzeba wpisywać kodu osobno dla każdej rezerwacji.

Wysyłka SMS-ów jest ograniczona do jednej wiadomości na minutę dla tej samej rezerwacji, żeby gość nigdy nie został przypadkowo zasypany SMS-ami. Jeśli spróbujesz wysłać kolejny SMS zbyt szybko, przycisk pokaże odliczanie do momentu, gdy wysyłka znów będzie możliwa.

10. Inne przydatne narzędzia

• Widżet pogody na żywo — Twoja publiczna strona automatycznie pokazuje aktualną pogodę dla lokalizacji miejsca (na podstawie adresu).
• Przycisk udostępniania — goście (i Ty) mogą udostępnić link do oferty jednym kliknięciem.
• Link do Google Maps — generowany automatycznie na podstawie adresu.
• Przełącznik jednostek powierzchni — goście mogą przełączać się między m² i ft² na Twojej ofercie.
• Informacja o kursie wymiany — pokazywana w stopce na domenie .com (USD), aby goście rozumieli, dlaczego sortowanie/filtrowanie między walutami może się nieznacznie różnić od podanej przez Ciebie ceny; Twoja cena nigdy nie jest przeliczana do wyświetlenia.

11. Checklista nowej oferty

• ☐ Nazwa, co najmniej jedno zdjęcie, lokalizacja i pojemność ustawione
• ☐ Co najmniej jeden zakres cenowy pokrywający dostępne daty (bez luk)
• ☐ Opis napisany (lub wygenerowany przez AI i dopracowany)
• ☐ Udogodnienia zaznaczone
• ☐ Godziny zameldowania/wymeldowania i zasady domowe uzupełnione
• ☐ Informacje o płatności uzupełnione dla każdej akceptowanej metody
• ☐ Procent zadatku i termin jego wpłaty ustawione, jeśli wymagasz zadatku
• ☐ Miejsce opublikowane
• ☐ Subskrypcja skonfigurowana przed końcem 30-dniowego okresu próbnego (lub plan wycofania publikacji wcześniej)

To wszystko — jesteś gotowy, by przyjmować rezerwacje na Biverio.