Jak przygotować materiały promocyjne i samodzielne zameldowanie gościa — od wygenerowania ulotki po przekazanie kodu do drzwi, bez Twojej obecności na miejscu.
Ten kurs zakłada, że masz już opublikowane miejsce w Biverio. Jeśli jeszcze go nie masz, zacznij od wystawienia swojego miejsca — dopiero potem odblokują się narzędzia opisane niżej.
Domowa lub najbliższy punkt ksero — do wydruku ulotek i kart.
Nożyczki / gilotynka
Do przycięcia ulotek przed laminowaniem.
Stojak lub ramki na materiały
Do wyłożenia ulotek przydaje się stojak informacyjny z plexi; karty (WiFi, regulamin, kontakty alarmowe) możesz też oprawić w ramki i powiesić na ścianie. *
* Linki powyżej to jedynie przykłady ogólnie dostępnych urządzeń i rozwiązań — nie są to rekomendacje zakupowe Biverio.
Krok 1
Ulotka z kodem QR
Ulotka z kodem QR to najprostszy sposób, by ktoś trafił na Twoją ofertę — przechodząc obok albo widząc ją w sieci. Ten sam plik z panelu rozsyłasz online i drukujesz do powieszenia na miejscu; laminowanie sprawia, że wydruk przetrwa deszcz, słońce i wielokrotne przypinanie na tablicy ogłoszeń.
Wygeneruj ulotkę w panelu Biverio
W panelu wejdź w zakładkę Narzędzia → Generator ulotek, wybierz miejsce i pobierz gotowy plik PDF. Ulotka zawiera kod QR prowadzący prosto do Twojej oferty — po zeskanowaniu gość od razu widzi zdjęcia, ceny i wolne terminy.
Rozsyłaj ją też online
Ten sam plik działa cyfrowo: wyślij PDF mailem lub w wiadomości do gościa, wklej w grupie ogłoszeniowej, albo zapisz stronę jako obraz (PNG/JPG) do postu i relacji na Instagramie czy Facebooku. Gotowy podpis do posta wygenerujesz w tym samym narzędziu (Wygeneruj podpis).
Wydrukuj na sztywniejszym papierze
Papier 160–200 g/m² trzyma się lepiej po laminowaniu niż zwykła kartka biurowa. Jeśli nie masz takiego w domu, punkty ksero mają go zwykle w cenniku.
Przytnij do rozmiaru folii
Zostaw margines ok. 3–5 mm z każdej strony, żeby laminarka mogła dokładnie skleić folię wokół kartki, bez odsłoniętych krawędzi papieru.
Zalaminuj ulotkę
Domowa laminarka (folie A4 lub A6, 80–125 mikronów) w zupełności wystarczy do ulotki oraz kart z kroku 5. Włóż kartkę w folię, wsuń krótszą krawędzią, poczekaj aż urządzenie się nagrzeje zgodnie z instrukcją.
Powieś w widocznym miejscu
Tablica ogłoszeń w klatce schodowej, skrzynka pocztowa, brama wjazdowa, recepcja osiedla — wszędzie tam, gdzie ulotka będzie wystawiona na warunki atmosferyczne, laminowanie się opłaca.
Tą samą metodą laminujesz karty z kroku 5 (WiFi, regulamin, kontakty alarmowe). Wszystkie generatory opisuje przewodnik dla gospodarzy.
Krok 2
Rezerwacja i płatność
Biverio nie pośredniczy w płatnościach — zadatek i pełną kwotę gość przekazuje Ci bezpośrednio. Wszystkie kroki prowadzisz w panelu; on aktualizuje status rezerwacji i wysyła gościowi e-maile. Pełny opis znajdziesz w sekcji „Dla gospodarzy" na stronie jak działa Biverio oraz w rozdziale o rezerwacjach w przewodniku dla gospodarzy.
Zapytanie o rezerwację
Gość skanuje kod QR z ulotki, wybiera termin i liczbę osób i wysyła zapytanie. Dostaje e-mail z potwierdzeniem, że zapytanie do Ciebie dotarło.
Potwierdzenie i — opcjonalnie — zadatek
Potwierdzasz rezerwację od razu albo, jeśli wymagasz zadatku, wysyłasz wstępne potwierdzenie. Gość dostaje e-mail z kwotą zadatku, terminem wpłaty i Twoimi danymi do płatności — numer konta i/lub numer telefonu do BLIK. Po zaksięgowaniu zadatku termin jest zablokowany w kalendarzu.
Pełna płatność — trzy drogi do wyboru
Pozostałą kwotę gość reguluje jednym z trzech sposobów: przelewem na Twoje konto, BLIK-iem na Twój numer telefonu albo gotówką przy zameldowaniu. Dane do przelewu i BLIK gość dostaje w przypomnieniu o dopłacie, które wysyłasz z panelu w dogodnym momencie.
Rozliczenie w panelu
Gdy pieniądze wpłyną (przelew lub BLIK), klikasz Potwierdź pełną płatność. Jeśli umawiasz się na gotówkę na miejscu, klikasz Gotówka przy zameldowaniu — gość dostaje e-mail z kwotą do przygotowania. Oba warianty odblokowują kolejne kroki: formularz meldunkowy i kod do drzwi.
Kod do drzwi nigdy nie wychodzi wcześniej. Nawet przy gotówce trafia do gościa dopiero po zaznaczeniu „Gotówka przy zameldowaniu" — sposób zapłaty za pobyt jest wtedy już ustalony.
Krok 3
Formularz meldunkowy on-line
Formularz meldunkowy w Biverio jest on-line — link wysyłasz gościowi przed przyjazdem, a on wypełnia go z telefonu. Dane (imię i nazwisko, adres, dokument tożsamości, obywatelstwo, data i miejsce urodzenia, liczba osób, informacja o zwierzęciu) trafiają od razu na Twój e-mail; gość dostaje własne potwierdzenie. Biverio nigdy tych danych nie przechowuje.
Wyślij gościowi link do formularza
Z panelu wysyłasz osobną wiadomość (e-mail lub SMS), bez treści o płatności — albo udostępniasz link do Przewodnika dla gościa, w którym formularz meldunkowy jest wbudowany.
Gość wypełnia go on-line przed przyjazdem
Otwiera link na telefonie, wpisuje dane meldunkowe i zatwierdza. Nie musi niczego drukować, skanować ani przekazywać na miejscu.
Komplet danych trafia na Twój e-mail
Dane przychodzą na Twoją skrzynkę od razu po wysłaniu przez gościa, a gość dostaje potwierdzenie, że formularz do Ciebie dotarł.
Udostępnienie formularza w Przewodniku dla gościa tylko go tam pokazuje — Biverio nie wysyła gościowi linku automatycznie. Robisz to z panelu: osobny e-mail lub SMS, bez treści o płatności.
Krok 4
Kod do drzwi — samodzielne zameldowanie
Gość dostaje kod dopiero po rozliczeniu płatności (przelew, BLIK) albo po zaznaczeniu „Gotówka przy zameldowaniu" — wcześniej drzwi pozostają zamknięte. Wybierz rozwiązanie zależne od tego, jakie drzwi masz na miejscu.
Wariant A — zewnętrzna skrzynka na klucze z kodem
Zamontuj sejf na klucze na stałe przy wejściu (mur, framuga, uchwyt rurowy) — z dala od wzroku przechodniów, ale łatwy do znalezienia z instrukcją w ręku. W środku umieść klucz do drzwi.
Wariant B — klamka lub zamek z kodem
Elektroniczna klamka szyfrowa zastępuje klucz w ogóle — gość wpisuje kod bezpośrednio w drzwiach. Wygodniejsze przy częstej rotacji gości, bo nie trzeba fizycznie wymieniać klucza w skrzynce.
Ustaw nowy kod przed każdym pobytem
Zmieniaj kod po każdym wymeldowaniu — zarówno w skrzynce, jak i w klamce elektronicznej to zwykle 30 sekund w menu urządzenia. Nigdy nie zostawiaj tego samego kodu dla kolejnego gościa.
Przetestuj kod przed przyjazdem gościa
Sam otwórz skrzynkę lub drzwi nowym kodem, zanim wyślesz go dalej — łatwiej naprawić pomyłkę teraz niż tłumaczyć się gościowi stojącemu pod drzwiami wieczorem.
Wyślij kod przez krok „Instrukcje dostępu" w Biverio
Po rozliczeniu płatności lub ustaleniu gotówki przy zameldowaniu, w panelu Biverio wyślij gościowi e-mailem lub SMS-em kod do skrzynki, ewentualne wskazówki dojazdu i numer do siebie na wszelki wypadek. Gdy gość napisze, że dotarł, zaznacz „Potwierdź zameldowanie" jednym kliknięciem.
Nie zapomnij o regulaminie. Samodzielne zameldowanie zmienia to, na co gość się godzi — nikt go nie wita, nie przekazujesz klucza z ręki do ręki, gość wchodzi sam na kod. Zaznacz „Możliwe samodzielne zameldowanie" w Generatorze regulaminu: do regulaminu dołączonego do oferty trafia wtedy zdanie, że taki sposób zameldowania obowiązuje, a instrukcje przyjdą przed przyjazdem. Gość widzi to jeszcze przed wysłaniem zapytania o rezerwację — nie dowiaduje się dopiero pod drzwiami.
Krok 5
Materiały na miejscu
Kilka laminowanych kart zostawionych w obiekcie odpowiada na najczęstsze pytania gości i skraca kontakt z Tobą w trakcie pobytu. Każdą tworzysz w zakładce Narzędzia i laminujesz tą samą metodą co ulotkę w kroku 1.
Karta WiFi
Wydruk z nazwą sieci i kodem QR „zeskanuj i połącz" — gość dołącza do WiFi bez przepisywania hasła. Powieś przy wejściu lub przy routerze.
Regulamin obiektu
Wygenerowany PDF (rezerwacje, zadatek, cisza nocna, zameldowanie, RODO). Wydrukuj i zostaw w widocznym miejscu — ta sama treść, którą gość zaakceptował przy rezerwacji.
Zasady sauny, balii lub jacuzzi
Jeśli w obiekcie jest sauna, balia albo jacuzzi, wygeneruj dla nich osobne instrukcje bezpiecznego korzystania (temperatura, czas, przeciwwskazania zdrowotne, pielęgnacja wody). Wydrukuj, zalaminuj i powieś tuż przy urządzeniu.
Karta kontaktów alarmowych
Twój numer telefonu, numer alarmowy 112 oraz najbliższy szpital i apteka — na wypadek, gdyby coś się działo, a Ciebie nie było w pobliżu.
Opcjonalnie dołóż kartę z atrakcjami okolicy albo instrukcją obsługi sprzętów (np. piekarnik, kominek) — wszystkie generatory znajdziesz w przewodniku dla gospodarzy.
Checklista
Przed przyjazdem każdego gościa
Kod w skrzynce lub klamce zmieniony i przetestowany osobiście
Laminowana ulotka nadal czytelna i na swoim miejscu
Karta WiFi, regulamin, kontakty alarmowe (oraz zasady sauny/balii, jeśli są) na swoim miejscu
Link do formularza meldunkowego on-line wysłany gościowi przed przyjazdem
Płatność rozliczona (przelew / BLIK) lub zaznaczona „gotówka przy zameldowaniu"
Instrukcje dostępu (kod) wysłane dopiero po tym kroku
Regulamin oznaczony jako „możliwe samodzielne zameldowanie"
Przygotowane raz, działa przy każdym kolejnym gościu.
Wszystkie narzędzia wspomniane w tym kursie — generator ulotek, generator regulaminu, karta WiFi, karta kontaktów alarmowych — znajdziesz w panelu Biverio, w zakładce Narzędzia, po opublikowaniu miejsca. Pełny opis każdego z nich zawiera przewodnik dla gospodarzy, a skrócony przegląd całego procesu — strona jak działa Biverio.